Manajemen Organisasi

MANAJEMEN  ORGANISASI

Oleh

Wawan Hermawan KN, SE.MM

(Penelaah Manajemen Sumber Daya Manusia pada EXAHAUST Consultant)

 

Latar Belakang

Berpijak dari nilai-nilai yang dimiliki oleh bangsa atau masyarakat Indonesia diolah sedemikian rupa menjadi nilai-nilai baru yang akan menjadi sikap dan perilaku yang diharapkan dalam upaya menghadapi tantangan baru.  Perubahan dan kemajuan tidak akan muncul begitu saja, akan tetapi harus diupayakan dengan sungguh-sungguh melalui suatu proses yang terkendali dengan melibatkan semua kemampuan sumber daya dalam seperangkat sistem.

Dengan persepsi yang sama dan kesadaran terhadap tujuan bersama yang mempunyai arti terhadap perubahan dan kemajuan dapat diartikan bahwa telah dibentuknya sebuah fondasi suatu bangunan atau akar pohon yang kuat, dimana akan mampu menyangga bangunan yang besar atau pohon yang besar dan rindang. Fondasi tersebut adalah sumberdaya manusia yang bertumpu di usia produktif yaitu : PEMUDA.

Orang berubah melalui pendidikan dan pengalaman. Kelompok orang juga mempunyai pengalaman yang dilakukan bersama-sama yang akan menimbulkan perubahan dan pengembangan. Keputusan –keputusan diambil; masalah-masalah dipecahkan; dan kesempatan-kesempatan diraih. Hal inilah yang mendorong sekolompok orang membentuk sebuah sistem yang kita kenal dengan istilah ORGANISASI. 

Pengembangan memiliki 4 makna :

1. Perkembangan

Sebuah proses kearah yang lebih sempurna dan tidak dapat diulangi kembali (kualitas kemampuan, sifat dan ciri – ciri yang baru).

2. Pertumbuhan (growth)

Perubahan jasad yang meningkat dalam ukuran (size) sebagai akibat dari adanya perbanyakan (multiplication) sel-sel.

3. Kematangan (maturation)

Suatu potensi yang dibawa individu sejak lahir, timbul dan bersatu dengan pembawaannya serta turut mengatur pola perkembangan tingkah laku individu.

4. Perubahan (change)

Suatu proses perkembangan individu dengan cara yang sama atau tidak sama melalui aktualisasi diri untuk menjadi individu seperti yang diinginkan baik secara fisik maupun psikis. Ada 4 bentuk perubahan (change) :

            1.         Perubahan dalam ukuran besar

            2.         Perubahan dalam proporsi

            3.          Hilangnya bentuk atau ciri – ciri lama

            4.          Timbul atau lahirnya bentuk atau ciri – ciri baru       

     

Organisasi sebagai sebuah lingkungan fisik karena organisasi ada dalam ruang dan waktu didalam suatu lokasi atau lokasi-lokasi tertentu, dan kualitas atau kekayaan fisik yang diduduki atau dimiliki oleh organisasi itu bisa dipandang oleh masyarakat sebagai satu ukuran status dalam komunitasnya dan ukuran dalam keberhasilan bisnis. Organisasi akan menjadi semakin baik perubahannya jika sumberdaya manusia dalam organisasi tersebut memiliki kualitas kompetensi yang baik.  Apakah yang dimaksud dengan kompetensi tersebut. Kompetensi adalah :

•         Uraian pengetahuan, ketrampilan dan sikap utama yang diperlukan untuk mencapai kinerja efektif dalam suatu organisasi

•         Tingkat pengetahuan, ketrampilan dan tingkah laku yang dimiliki oleh seseorang individu dalm melaksanakan tugas yang diberikan pada seseorang dalam suatu organisasi

Unsur utama dari kompetensi tersebut adalah :

•         Pengetahuan (knowledge) ---- cognitive domain

•         Ketrampilan (skill) ----------- psycomotoric domain

•         Sikap (attitude) ------------ affective domain

Organisasi sebagai kultural (budaya) karena organisasi berkembang menurut sejarah, memiliki hierarkis dan cara mengenali standar tingkah laku setiap tingkatan-tingkatan didalam organisasi dan memiliki identitas unik organisasi didalam komunitas bisnis.

Organisasi terus berubah karena ia adalah sistem terbuka yang selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Perubahan yang direncanakan membutuhkan perhatian yang eksplisit terhadap masalah-masalah dan kesempatan-kesempatan ; perubahan ini juga dipermudah oleh proses pembaharuan yang juga terbina didalam yang juga direvisi oleh pengalaman.

Gambar.  Dasar Pembentukan Organisasi secara sederhana

Organisasi sebagai lingkungan psikologis karena sikap, nilai, atau kepercayaan dan tingkah laku para pekerja sangat membantu dalam memahami pelaksanaan tugas-tugas yang mereka kerjakan, juga memahami identitas individual dan organisasional dan persepsi mereka satu sama lain ditempat kerja. Organisasi terdiri dari orang-orang yang berkomunikasi satu sama lain untuk melaksanakan tugas. Oleh karena itu, tidaklah realistis mendiskusikan tugas-tugas tanpa juga mendiskusikan hubungan-hubungan diantara yang melaksanakan tugas-tugas itu.

Pengertian Organisasi (Ralph Currier Davis, 1985) adalah sistem saling pengaruh antar orang didalam suatu kelompok yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.  Organisasi tak berwujud, agar organisasi menjadi konkrit maka harus mempunyai nama jenis tertentu.  Selain itu juga organisasi haruslah mempunyai struktur organisasi agar jelas hubungan satuan-satuan organisasi organisasi didalamnya.  Ada 2 faktor pembentuk sebuah organisasi :

A.                Faktor daya manusia yang terdiri dari :

1.                  Kemampuan untuk bekerja

2.                  Kemampuan untuk mempengaruhi orang lain

3.                  Kemampuan untuk melaksanakan asas – asas organisasi

B.                 Faktor daya bukan manusia :  makanan, udara, air, cuaca dan lain-lain.

Dengan kata lain Organisasi dalam pengertian secara sederhana adalah wadah yang memungkinkan masyarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya tidak dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. Jika ditilik dari pengertian diatas dapat dipastikan bahwa objek utama dari sebuah organisasi adalah manusia, karena manusia adalah sebagai :

Dari diagram diatas terlihat jelas bahwa manusia membentuk sebuah organisasi karena didasari oleh sebuah kebutuhan yang menjadi kepentingan utama bagi seluruh elemen dari organisasi tersebut. Jika dilihat dari hierarki kebutuhan oleh Abraham Maslow maka organisasi letaknya diatas kebutuhan yang paling dasar dari manusia.

                                                                             Aktualisasi Diri

                                                                            

                                                          Penghargaan

 

                                       Sosial/Afiliasi

 

                     Rasa Aman

 

    Fisiologis

     (Primer)

 

Dengan demikian dapat dipastikan organisasi juga merupakan urgensi kebutuhan dari seorang manusia.  Agar organisasi dapat mencapai tujuannya dengan efektif dan efisien, ada beberapa azas pokok yang dapat dijadikan pedoman bagi organisasi, antara lain :

1.                  Perumusan tujuan

2.                  Pembagian tugas pekerjaan

3.                  Pendelegasian kekuasaan

4.                  Rentang pengawasan

5.                  Tingkat pengawasan

6.                  Kesatuan perintah dan tanggung jawab

B.  Faktor Yang Mempengaruhi Organisasi

Organisasi juga sangat dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi dan faktor internal organisasi. Hal ini berkaitan langsung dengan tumbuh kembangnya organisasi itu sendiri. Adapun faktor Eksternal organiasi adalah :

1.                  BUDAYA

Budaya adalah gagasan masyarakat yang bersifat khusus tentang apa yang benar, yang baik, yang indah dan yang efisien.  Untuk menjadi masyarakat yang beradab (cultural) gagasan-gagasan tentang hal yang dipandang kebenarannya (truth), kebaikan (goodness), keindahan (beauty), dan efisien harus disosialisasikan dan dibiasakan secara turun temurun. Nilai-nilai budaya dapat membentuk pandangan hidup individu thdp dunia scr menyeluruh serta thdp peranan manusia yang terlibat didalamnya.  Budaya dipandang sbg seperangkat kekuatan yang membentuk corak permainan di dalam organisasi yang didalamnya dikembangkan tujuan serta kegiatan.

2.                  IKLIM EKONOMI

Setiap bangsa memiliki nilai tambah untuk diinvestasikan dalam organisasi.  Semakin berkembang ekonomi suatu bangsa semakin banyak orang memiliki uang sehingga pasar semaikin luas. Hal ini selanjutnya diikuti pula dengan semakin besarnya dana untuk kegiatan yang bersifat nonprofit.  Artinya semakin maju suatu bangsa maka semakin baik tingkat keseimbangan ekonominya. Secara singkat dapat disimpulkan bahwa kondisi ekonomi suatu bangsa menampilkan fisik dan jasa secara potensial untuk menyelenggarakan organisasi-organisasi yang berkembang didalamnya.

3.                  POLITIK DAN HUKUM

Faktor ini merupakan merupakan sumber aturan dan sumber alokasi kekuatan bagi para pelaksana organisasi.  Semua bangsa memiliki system hokum dan politik untuk melindungi tekanan-tekanan yang datangnya dari luar dengan jalan menegakkan aturan-aturan yang bersifat memaksa dengan menggunakan alat-alat yang bersifat dominant serta nilai-nilai yg dijunjung tinggi dengan dibarengi upaya. Faktor politik dan hokum sangat mempengaruhi dan mengikat seluruh anggota masyarakat.  Faktor politik dan hokum juga menguasai kekuatan fisik dan kekuatan hokum memonopoli kekuatan untuk memaksakan kehendaknya terhadap setiap organisasi walaupun kekuatan hokum dan politik terikat oleh kehendak dan kekuatan masyarakat secara umum

4.                  ETIKA

Pengertian Etika adalah Kebiasaan hidup baik pada diri seseorang maupun masyarakat atau kelompok masyarakat yang berkaitan dengan nilai-nilai, tata

cara hidup yang baik, aturan hidup yang baik dan segala kebiasaan yang dianut

dan diwariskan dari satu ke satu orang lain atau dari satu generasi ke generasi selanjutnya.  Etika merupakan keseluruhan sosok nilai moral yang dijunjung tinggi oleh masyarakat dalam mengendalikan perilaku manusia.  Etika berkenaan dengan hubungan antara tujuan, pelaksanaan dan cara dengan kebaikan bagi masyarakat yang dilakukan oleh sebuah organisasi.

Sedangkan faktor Internal yang dapat mempengaruhi oraganisasi, adalah :

1.         TUJUAN ORGANISASI

            Tujuan organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu hasil atau keadaan yang diharapkan dapat dicapai yang menuntut perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian secara seksama.

2.         STRUKTUR ORGANISASI

            Struktur organisasi adalah distribusi orang-orang dengan posisi social tertentu dan peranan serta hubungannya satu sama lain melalui berbagai saluran. Ini artinya dalam struktur organisasi adanya pembagian tugas pekerjaan dan hierarki posisi yang memiliki hokum dan aturan pada setiap tingkatan yang mengatur setiap orang dalam jabatannya.  Adapun fungsi dari struktur organisasi adalah :

a.       Menghasilkn output dan untuk pencapaian tujuan

b.      Bahwa organisasi dirancang untuk meminimalkan atau mengatur pengaruh individual terhadap organisasi

c.       Bahwa struktur organisasi melakukan penataan yang didalamnya terdapat pelaksanaan kekuatan pengambil keputusan dan pelaksanaan kegiatan

3.                  MOTIVASI

4.                  PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan sangat penting dalam organisasi, dan merupakan tugas utama dari seorang pemimpin.  Pengambilan keputusan (decision making) dilakukan oleh pimpinan (decision maker) dan hasilnya (decision) akan menimbulkan aktivitas atau kegiatan yang menunjang terlaksananya fungsi-fungsi organisasi. 

Pengambilan keputusan merupakan hal yang sangat penting dalam organisasi karena :

a.       Keputusan merupakan permulaan dari semua kegiatan manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual, kelompok maupun institutional/organisasional. Dengan demikian maka barangsiapa yang menghendaki tercapainya suatu tujuan tertentu maka ia harus mampu dan berani mengambil keputusan yang berkaitan dengan tujuan tersebut  dengan tepat.

b.      Keputusan ditujukan untuk pencapaian tujuan dimasa yang akan datang dengan mempertimbangkan berbagai faktor (termasuk ketidakpastian) dan resiko yang mungkin timbul.

c.       Keputusan mungkin dapat menimbulkan masalah, namun keputusan yang baik cenderung menyelesaikan (menghindarkan) organisasi dari masalah.

Agar pengambilan keputusan menghasilkan keputusan yang baik (relevan, realistis, logis dan aplikatif) maka dalam prosesnya harus bepedoman pada data yang baik pula.

Syarat-syarat data yang baik :

a.         Well Identified : berasal dari sumber resmi

b.         Up to date       : data terbaru

c.         Relevant          : berhubungan langsung dengan masalah yang tejadi

d.         Reliable           : data harus benar-benar dapat dipercaya

e.         Complete         : data harus lengkap, tidak hanya sebagian saja.

5.                  KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan adalah kegiatan mempengaruhi orang-orang agar mereka suka berusaha mencapai tujuan-tujuan kelompok.

          George . Terry: ”Principle of Management”

Kepemimpinan adalah seni untuk mempengaruhi tingkah laku manusia, kemampuan untuk membimbing orang.

Howard H. Hoyt : “Aspect of Modern Public Administration”

Fungsi kepemimpinan adalah memandu, menuntun, membimbing, membangun memberi atau membangunkan motivasi-motivasi kerja, mengemudikan organisasi, menjalin jaringan – jaringan komunikasi yang baik, membeikan supervise/pengawasan yang efisien dan membawa para pengikutnya kepada sasaran yang ingin dituju sesuai dengan ketentuan waktu dan perencanaan.

Pendekatan terhadap pemimpin, salah satu pendekatan yang digunakan adalah Pendekatan Tingkatan Jabatan Berdasarkan tingkatannya pemimpin dapat  dikelompokkan sebagai berikut :

a.      Pemimpin Puncak

Adalah pimpinan tertinggi dari suatu perusahaan.  Yang termasuk dalam kelompok ini adalah Dirut dan Dewan Komisaris (Board of Director).  Kegiatan utama Pimpinan puncak adalah memimpin organisasi, menentukan tujuan dan kebijaksanaan pokok.

b.      Pemimpin Menengah

Adalah pimpinan menengah dari suatu oganisasi/peusahaan.  Yang temasuk dalam kelompok ini adalah kepala divisi, kepala unit, kepala bagian, pimpinan cabang. Kegiatan utama Pimpinan Menengah ini  adalah memimpin pemimpin dasar dan menguraikan kebijakan pokok yang dikeluarkan Pemimpin Puncak.  Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat administratif, artinya sudah lebih jelas menunjukkan cara-cara bagaimana perencanaan yang bersifat direktif dan dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.

c.       Pemimpin Dasar

Adalah pimpinan terendah yang secara langsung memimpin, mengarahkan dan mengawasi para karyawan pelaksana dalam mengerjakan tugas-tugasnya supaya tujuan organisasi dapat dicapai. Yang temasuk dalam kelompok ini adalah setiap pimpinan yang langsung memimpin para kayawan operasional.

Pada dasarnya tugas-tugas pemimpin pada semua tingkatan itu sama dalam proses organisasi, yakni membenahi semua fungsi organisasi dengan baik, supaya tujuan organisasi dapat tecapai dengan optimal.  Pemimpin bertanggung jawab dalam mengarahkan visi serta sumber-sumber daya kearah yang dapat menghasilkan hal-hal yang paling efektif dan efisien.  Dalam hal ini seorang pemimpin harus bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain, bertanggung jawab atas hasil yang dicapai.   Tegasnya seorang pemimpin harus bertanggung jawab atas perkembangan organisasi yang dipimpinnya.

6.                  BUDAYA ORGANISASI

Budaya Organisasi adalah suatu sistem atau persepsi bersama yang dianut oleh anggota-anggota organisasi itu yang menjadi sistem makna bersama (Stephen P. Robbin, 2002.).  Budaya organisasi dapat mempunyai pengaruh yang bermakna pada sikap dan perilaku anggota- anggota organisasi tersebut. Sikap adalah pernyataan seseorang terhadap sesuatu objek, bisa positif atau negatif atau keadaan mental yang selalu disiapkan, dipelajari, dan diatur melalui pengalaman.  Sedangkan Perilaku adalah melakukan atau tidak melakukan atau kegiatan organisme yang dapat diamati oleh organisme lain oleh berbagai instrument untuk mencapai tujuan yang ditetapkannya.

Sistem organisasi yang berfungsi akan menghasilkan “keteraturan”, pengaturan itu membuat makna, caranya pengaturan itu haruslah dihubungkan dengan kepercayaa, nilai dan tujuan organisasi. Pengaturan itu haruslah membantu organisasi untuk mendapatkan keyakinan kemana tujuan organisasi.  Seni dalam mengatur organisasi inilah yang dikenal dengan sebutan “ Manajemen “.  Manajemen adalah pekerjaan intelektual yang dilaksanakan orang dalam hubungan organisasi.  Kecenderungan mengorganisir dan bekerjsama dalam hubungan yang saling bergantung meruapakan pondasi terkuat terciptanya manajemen dalam organisasi.

Manajemen; adalah proses kerjasama dalam penggalian sumber daya dan pemanfaatan sumber daya yang ada dengan dan melalui orang-orang dan kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.  Dalam organisasi peran manajemen sangat kuat dalam mencapai tujuan dari organisasi itu, yaitu :

            1.         Peran Hubungan Antar Anggota Organisasi

Manajemen menciptakan keseimbangan kewajiban yang bersifat legal dan sosial, menciptakan motivasi dan arahan terhadap pencapaian tujuan organisasi.

            2.         Peran Informasi

Manajemen dapat mengelola informasi dari dalam dan luar organisasi.  Manajemen menciptakan sistem yang kondusif dalam penyampaian informasi dari luar atau atas ke bawahan dalam organisasi.  Manajemen juga dapat meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil organisasi.

            3.         Peran Keputusan

Manajemen menciptakan kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya mengubah anggota – anggota organisasi bertanggung jawab atas tindakan korektif bila organisasi mengahadapi gangguan mendadak dan penting.

Dalam hubungan peranan manajemen terhadap organisasi tersebut diatas, maka manajemen sekaligus akan membentuk para anggota-anggota organisasi untuk memiliki kemampuan mengatur atau me-manage dalam bentuk :

1.         Ketrampilan Teknis; yaitu kemampuan menerapkan pengetahuan atau keahlian spesialisasi.

2.         Ketrampilan Manusiawi; yaitu kemampuan bekerjasama dengan cara memahami dan memotivasi orang lain, baik perorangan maupun dalam bentuk kelompok.

3.         Kemampuan Konseptual; yaitu kemampuan mental untuk menganalisa dan mendiagnosa situasi rumit.

Secara khusus manajemen dalam sebuah organisasi mencakup beberapa hal yang akan membawa pengaruh sangat besar terhadap tumbuh kembang sebuah organisasi.  Cakupan manajemen organisasi tersebut adalah :

►        Mengkoordinir sumberdaya manusia, material, dan keuangan kearah tercapainya sasaran organisasi secara efektif dan efisien.

►        Menghubungkan organisasi dengan lingkungan luar dan menanggapi kebutuhan masyarakat.

►        Mengembangkan iklim organisasi dimana orang dapat mengejar sasaran perseorangan (individual) dan sasaran bersama (collective)

►        Melaksanakan fungsi-fungsi tertentu yang dapat ditetapkan seperti menentukan sasaran, merencanakan, merakit sumberdaya, mengorganisir, melaksnakan dan mengawasi.

►        Melaksanakan berbagai peranan antar pribadi, komunikasi informasional dan peran comparatif

C.  Fungsi Manajemen bagi Sebuah Organisasi

Beberapa fungsi manajemen yang sangat penting dan memiliki pengaruh besar terhadap organisasi sebagai sebuah system, yaitu :

            1.         FUNGSI PERENCANAAN

Fungsi perencanaan meliputi menentukan tujuan organisasi, menetapkan suatu strategi keseluruhan untuk mencapai tujuan, dan mengembangkan suatu hierarki rencana yang menyeluruh untuk memadukan dan mengkoordinasikan kegaiatan-kegaiatan.

            2.         FUNGSI PENGORGANISASIAN

Fungsi Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.

Lima Aspek Utama dari Struktur Organisasi

1.                  Pembagian Kerja

2.                  Manajer dan Bawahan

3.                  Jenis Pekerjaan yang dilaksanakan

4.                  Pengelompokan bagian – bagian kerja

5.                  Tingkat Manajemen

3.         FUNGSI PENGARAHAN

Fungsi Pengarahan merupakan fungsi manajemen yag berkenaan dengan proses pengarahan, proses membimbing, memotivasi dan mendeteksi pelaksanaan kerja bawahan untuk memperlancar pencapaian tujuan organisasi.

4.                  FUNGSI PENGAWASAN

Fungsi Pengawasan merupakan suatu usaha sistemik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan-kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan-tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.